інформаційно-аналітичний портал Українського агентства фінансового розвитку
на головну
Організація управлінської звітності в банківських установах

О. Романченко
Укрсоцбанк


Проекти щодо організації системи управлінської звітності наразі є актуальними для багатьох вітчизняних банків. Вже нікому не потрібно доводити істину про те, що без інформації про бізнес управляти бізнесом неможливо. Тематиці управлінського обліку та управлінської звітності присвячено безліч публікацій та монографій. Але навіть за умов величезної кількості публікацій з цих питань – від монографій до популярних статей та методичних рекомендацій, основаних на спостереженні кращих практик – задача розбудови системи управлінського обліку виглядає доволі не тривіальною.
Зазвичай кроки просування до світлого майбутнього освітлюються більш-менш стандартно: виділення центрів фінансової відповідальності, організація бюджетування, розробка спеціалізованих звітів. Але таке розуміння системи управлінського обліку залишає відчуття методологічної незавершеності. Мета цієї статті – запропонувати дещо інший погляд на вирішення проблеми браку інформації для прийняття управлінських рішень.

Основні поняття
Терміни, які в той чи інший спосіб стосуються системи управлінської інформації, запозичені нами здебільшого з англомовних джерел. Чи не найуживаніший з них – термін «управлінський облік» (Managerial Accounting) під яким розуміється процес ідентифікації, оцінки, збору, аналізу та інтерпретації інформації, необхідної керівництву та менеджерам для планування, оцінки і контролю діяльності компанії. Метою управлінського обліку є формування управлінської звітності. Заперечувати проти логічності та коректності наведених визначень важко. Але спробуємо замислитись, чи лишаються ці звичні терміни актуальними.
У ході своєї діяльності будь-яка компанія реєструє значущі для неї події. Ці події далеко не завжди можуть бути зареєстровані як рух коштів по рахунках фінансового обліку, вони є дуже різноманітними. Наприклад, штатний розклад підприємства – це регістр, у якому фіксуються значущі події – прийом або звільнення співробітників. Будь-яка звітність – обов’язкова або внутрішня, будується на підставі даних первинних облікових регістрів. У цьому контексті термін „управлінський облік” як окремий облік для цілей подальшої генерації спеціалізованих звітів є не зовсім коректним. Правильніше було б говорити про облік взагалі як процес ідентифікації та реєстрації значущих для суб’єкта господарювання подій у сукупності облікових регістрів.
Дані облікових регістрів беруть участь у формуванні звітності для різних користувачів – і внутрішніх, і зовнішніх. При цьому задачі, які окремі групи користувачів вирішують з використанням звітності, суттєво розрізняються. У контексті цих задач можна говорити про наступні типи звітності:
1) обов’язкова звітність – звітність, що формується за методиками і для зовнішніх користувачів (регулятивні та державні органи, тощо). Звітність використовується для контролю та оцінки діяльності компанії;
2) операційна звітність – звітність для внутрішніх користувачів, призначена для перевірки коректності даних обліку, адміністрування угод (нарахування відсотків, розрахунків тощо);
3) управлінська звітність – звітність для внутрішніх користувачів, призначена для прийняття рішень щодо управління бізнесом.
Термін „звіт” заслуговує на особливу увагу, оскільки є в рамках обговорюваних у цій статті проблем чи не найважливішим. Сучасні інформаційні технології суттєво похитнули позиції паперових та інших „жорстких” звітних форм. Звіт у сучасному розумінні – гнучкий, такий, що дозволяє користувачу обирати форму представлення інформації за власним бажанням. Отже, логічно було б визначити звіт як інформацію, представлену у зручній для використання формі. Форма звіту є вторинною. Первинною є саме інформація, адже її наявність та якість обумовлює форму і зміст звіту.
Первинність інформації та вторинність звіту дає всі підстави поставити перед собою запитання: а що саме ми маємо на увазі, коли говоримо про систему управлінської звітності? Набір звітів?

MIS як система
Вочевидь одержання набору звітів не є самоціллю. Не намагаючись довести, що звичні терміни, що виникли історично, як от управлінська звітність та управлінський облік, не є коректними, пропоную сконцентруватись на іншому терміні – „система управлінської інформації” (MIS).
Система управлінської інформації – це сукупність об’єктів та суб’єктів управлінського аналізу, інструментів та методів обробки даних, технологій формування і візуалізації інформації, регламентів супроводу інформаційних потоків.
Це визначення не претендує на повноту і наукову завершеність, але воно демонструє сукупність елементів системи, які гарантують її життєздатність та якість. Слід зауважити, що таке визначення перевірено практикою (принаймні у межах особистого досвіду автора цієї статті).
Далі ми спробуємо пояснити, що саме являють собою елементи цієї системи.

Об’єкти MIS
Об’єкти системи управлінської інформації – значущі для бізнесу тематичні сутності, на підставі інформації про яки приймаються управлінські рішення.
Впорядкування об’єктів системи управлінського інформації – окрема задача. Групування об’єктів має, у першу чергу, давати користувачам зрозумілу „карту” для пошуку потрібної їм інформації. Цій меті, на думку автора, відповідає логіка перспектив бізнесу в інтерпретації Balanced Score Card.
Варто нагадати, що автори ідеї збалансованої системи показників вбачали у сучасному бізнесі чотири основні перспективи (тобто, в нашому розумінні – об’єкти): фінанси, клієнти, процеси та персонал. Головна ідея Нортона і Кеплена, «зернятко» BSC полягає у тому, що управляти сучасним високотехнологічним, наукоємним та орієнтованим на клієнта бізнесом на підставі тільки фінансової інформації неможливо. А запропоновані у BSC перспективи (об’єкти) гарантовано покривають основні компоненти бізнесу.
Об’єкти системи управлінської інформації у жодному випадку не можуть зводитись до логіки ведення бухгалтерських книг. Як відомо, для цілей обліку прийнято розділяти головну книгу (основні операції), торгову та комерційну книги. Але варто пам’ятати, що метою розподілу облікових книг є розподіл активів та зобов’язань з різними принципами ціноутворення. Ще раз підкреслимо, що фінансова інформація є безумовно важливою, але далеко не виключною частиною системи управлінської інформації.
Об’єкти системи управлінської інформації значною мірою визначаються цілями, які ставить перед собою організація. Ці цілі індивідуальні лише до певного ступеню.
Прийнято вважати, що MIS у своєму розвитку пройшла кілька етапів, які так чи інакше визначаються цілями, які у глобальному масштабі ставив перед собою бізнес.
До 1950 р. метою MIS є визначення витрат та фінансовий контроль. Для цього використовувались такі інструменти, як бюджетування та калькуляція собівартості. З точки зору об’єктів MIS не виходить за межі фінансів.
У 1950-1965 роки акцент змістився у бік планування та контролю в розрізі центрів відповідальності. Перелік об’єктів MIS поширився. Реалізація поставлених цілей неможлива без аналізу організаційної структури.
Протягом 1965-1985 років метою бізнесу і, відповідно, MIS було скорочення втрат ресурсів, що використовувались у бізнес-процесах. Найбільш адекватним інструментом для цього був процес ний аналіз. На цьому тлі вдосконалювались методи управління витратами. Відповідно розширюється перелік об’єктів MIS. Тепер цілком повноцінно розвивається об’єкт «процеси».
У 1985-1995 роки увага концентрується на управлінні створенням додаткової вартості. Ця мета досягається за рахунок ефективного використання ресурсів, управлінням організаційними іноваціями та капіталізацією знань. Власне, останні роки ХХ століття і початок ХХІ – це зоряні часи MIS. Саме в цей період система управлінської інформації стає максимально повноцінною, адже її рівною мірою цікавлять фінанси, клієнти, процеси та персонал організації.
На завершення розмови про об’єкти системи управлінського обліку слід наголосити, що використання для їх визначення чотирьох перспектив, запозичених у BSC, не є догмою. Кожна організація в решті решт визначає перелік цих об’єктів самостійно. Однак, при визначенні цих об’єктів слід пам’ятати дві важливі речі.
Перша: система управлінського обліку є значно ширшою, ніж фінансові дані.
Друга: об’єкти системи управлінського обліку не тотожні організації бухгалтерського обліку. Це принципово різні речі.

Суб’єкти MIS
Тема визначення суб’єктів MIS звучить взагалі доволі рідко, а коли звучить, стосується здебільшого користувачів інформації. Але користувач, якщо проводити аналогії із товарним виробництвом – це кінцевий споживач. Для того, щоб він задовольнив свої потреби працює величезна кількість людей, які проектують, конструюють, виготовляють і транспортують товар.
Керуючись цією простою аналогією, спробуємо надати визначення суб’єктів системи управлінської інформації: це служби (підрозділи), у функціональні обов’язки яких входить забезпечення збору, трансформації, візуалізації даних, супроводу відповідних технологічних систем та служби (підрозділи), які використовують управлінську інформацію для прийняття рішень.
Важливо зауважити, що запропоноване визначення виводить із сутінку на яскраве світло інформаційні служби, на які покладається далеко не технічна, а, скоріше, методологічна робота. Зазвичай саме ці служби виконують функцію проектування звітності, тобто пропонують методи і принципи обробки первинних облікових даних для їх представлення користувачам.

Інструменти та методи MIS
У системі управлінської інформації є місце дуже багатьом інструментам. Наполягати на тому, що якісь із них є обов’язковими (як от бюджет) не можна. Так само не можна наполягати на використанні певної методології у межах інструменту. Яскравою ілюстрацією щодо інструментів і методів є бюджет.
Бюджет як інструмент використовується, власне, для фінансового планування і контролю. Але він не є незамінним. Натомість бюджету можна використовувати KPI або BSC (до речі, цей інструментарій є значно компактнішим і більш зручним для прийняття управлінських рішень).
Загалом система управлінської інформації передбачає величезну кількість інструментів. Крім вже згаданих бюджету, KPI (key performance indicators, система ключових показників), BSC (balanced score card, система збалансованих показників) існують ще контролінг, комплаенс, таргет-костінг та інші інструменти управління витратами, трансфертне ціноутворення тощо.
Інструмент у контексті MIS – це концептуальний підхід до аналізу інформації.
Кожен інструмент має свої переваги, але накладає і певні обмеження. Так, наприклад, бюджет передбачає глибоку деталізацію фінансового плану, що безумовно є корисним. Але чи використовується у реальному управлінні бізнесом цей деталізований план? KPI, напроти, передбачає лаконічність і компактність, без надмірної деталізації. Але у межах цієї інформаційної системи ускладнюється одержання в разі необхідності нестандартної або детальної інформації.
Роль методу у системі управлінської інформації дуже важлива. Звернемось до обраного нами інструменту – бюджету. У його межах можуть використовуватись різні методи обробки інформації. Зокрема, останнім часом багато говорять про процес-орієнтовані бюджети як альтернативу звичним – складеним у розрізі продуктів або клієнтів. Перехід від звичного «продуктового» бюджету до процес-орієнтованого бюджету означає використання інших первинних даних та застосування інших алгоритмів їх обробки. Для підготовки продуктового бюджету ми використовуємо інформацію про кількість продуктів, їх середній обсяг, вартість тощо. У процес-орієнтованому бюджеті вхідною є інша інформація – про тривалість і вартість процесів, частоту їх виконання.
Отже, метод в MIS можна визначити як спосіб обробки даних для одержання управлінської інформації.

MIS з точки зору технології
Цей розділ автору дуже хочеться попередити невеличкою цитатою з Булгакова, а саме з його відомого роману «Майстер і Маргарита». «Життя Михайла Олександровича складалося так, що він не вірив у чудеса». Життя автора цієї статті складалось так, що я не маю віри у те, що просте бажання одержати управлінську інформацію призводило б до результату. MIS, крім усього іншого, є складною інформаційною системою.
Ще кілька років тому звичайною була ситуація, коли один програмний продукт – операційний день банку – використовувався для обліку усіх операцій банку. Однак, ситуація швидко змінюється. Сучасний банк з технологічної точки зору – це сукупність спеціалізованих програмних комплексів, призначених для ведення різноманітних облікових регістрів. Ці облікові регістри дійсно різноманітні, адже з точки зору MIS хронометраж робочого часу та рахунки фінансового обліку – явища одного порядку.
Побудова звітності з використанням усіх або більшої частини даних різних облікових регістрів потребує поєднання цих даних, для чого використовується спеціалізоване програмне забезпечення – сховища даних.
Само, так би мовити, складування даних у сховищі – доволі нетривіальне завдання, але його детальний розгляд не є темою цієї статті. Важливо не забувати про інше: сховище даних не призначено для візуалізації інформації, а тим більше для побудови гнучких звітів (звітів, форма яких може модифікуватись користувачем). Тож наявність сховища даних ще не гарантує доведення інформації до кінцевого користувача. Для представлення інформації у зручному для аналізу вигляді використовуються спеціалізовані програмні продукти.
Резюме, яке слід зробити з викладеного вище є наступним: система управлінської інформації є складною суто технологічно. Причому вплив методології і технології є взаємним. Складна методологія може бути реалізована тільки з використанням серйозного програмного забезпечення, а таке програмне забезпечення накладає свої обмеження і нав’язує у певній мірі власну методологію, не кажучи вже про те, що потребує до себе поваги.
До технологічних аспектів MIS можна віднести також організацію інформаційних потоків, розмежування прав користувачів системи управлінської інформації, документування мета даних тощо. При зовнішній методологічній простоті цей аспект функціонування MIS часто-густо викликає суперечки та складнощі.
P.S.
Система управлінської інформації не може розглядатись як „пагонець” бухгалтерського обліку. Вона не може бути зведена тільки до фінансової інформації. Це не є сукупність інструментів. Система управлінської інформації – це складна сукупність об’єктів та суб’єктів управлінського аналізу, інструментів та методів обробки даних, технологій формування і візуалізації інформації, регламентів супроводу інформаційних потоків.
© 2003-2009  Українське агентство фінансового розвитку Дизайн та розробка порталу
студія web-дизайну "Золота рибка"