інформаційно-аналітичний портал Українського агентства фінансового розвитку
на головну
Корпоративний секретар у зарубіжних компаніях

Арабова Н., Грачова М.

У зв’язку з набуттям чинності Закону України «Про акціонерні товариства» у господарській практиці з’явився новий вираз і нова посада - «корпоративний секретар». Ефективне функціонування інституту корпоративних секретарів в українських компаніях передбачає врахування досвіду, накопиченого у світовій практиці.

Корпоративний секретар - це співробітник, який підтримує регулярне ефективне спілкування між власниками акціонерного товариства, його топ-менеджерами та радою директорів. Розвиваючи взаємодію в рамках так званого корпоративного трикутника, він виступає гарантом дотримання посадовими особами та органами управління компанії тих процедурних вимог, які забезпечують реалізацію законних прав та інтересів акціонерів. Відсутність такої взаємодії часто призводить до того, що акціонерне товариство втягується в корпоративні конфлікти і стикається з необхідністю виплачувати штрафи, а його керівники притягуються до адміністративної та кримінальної відповідальності. У результаті можливе падіння котирувань акцій, погіршення репутації та навіть банкрутство компанії.

Корпоративний секретар зарубіжної компанії - не статичний, а динамічний інститут. За останні 10 років його функції істотно ускладнилися. В даний час корпораціям доводиться мати справу зі зростанням впливу інституційних інвесторів, підвищенням вимог громадянського суспільства до рівня соціальної відповідальності бізнесу, посиленням тиску на ради директорів і топ-менеджмент з боку акціонерів і працівників підприємств, а також норм законодавства. У результаті роль корпоративного секретаря помітно змінилася: він перетворився з другорядної посадової особи на одну з ключових постатей сучасного акціонерного товариства.

У міжнародній практиці представлені два схожих інститути: корпоративний секретар – corporate secretary (у США та Канаді) і секретар компанії – company secretary (у Великобританії, Австралії, Сінгапурі, Гонконгу і Таїланді). Безумовно, це пов’язано з особливостями традицій ділового обороту і моделей корпоративного управління, що склалися в різних країнах.

Головна відмінність секретаря компанії від корпоративного секретаря полягає в тому, що функції та зона відповідальності у першого трохи ширші, ніж у другого. В деяких країнах наявність такої посадової особи в публічних компаніях диктується нормами законодавства: у Великобританії – «Законом про компанії», в Австралії – «Законом про корпорації».

Корпоративний секретар у закордонних компаніях вважається старшою посадовою особою (senior corporate officer), яка відіграє провідну роль в адмініструванні найважливіших сфер корпоративного управління.

Саме секретар відповідає за повідомлення директорів про майбутні засідання ради директорів та її комітетів, допомагає сформулювати порядок денний і стежить за тим, щоб вона була логічно вибудувана і не перевантажена, відвідує засідання і веде протокол. Він також виступає гарантом своєчасного надання всім членам ради директорів систематизованої інформації в необхідному обсязі.

Для підвищення ефективності його роботи в багатьох акціонерних товариствах формується спеціальний відділ, що включає в себе кілька співробітників. Як показало дослідження, проведене Американським суспільством корпоративних секретарів, його розміри залежать від величини компанії та галузі, в якій вона діє. У невеликих (із обсягом продажів менше 0,5 млрд. дол.) і середніх (з обсягом продажів від 0,5 до 5 млрд. дол.) фірмах такий відділ складається, як правило, з трьох осіб: власне корпоративного секретаря, його помічника та юриста; у великих корпораціях (із обсягом продажів понад 5 млрд. дол.) його кількісний склад збільшується до семи людей.

У відповідності зі стандартами ефективного корпоративного управління секретар має бути підзвітний раді директорів. Однак на практиці нерідко складається інша ситуація.

У багатьох американських компаніях корпоративний секретар підпорядковується виконавчим посадовим особам вищої ланки: або генеральному директору, або головному раднику з правових питань (general counsel), або фінансовому директору. Згідно з результатами вищезгаданого дослідження, відповіді на питання «Кому підзвітний корпоративний секретар, якщо він не є одночасно головним радником із правових питань?» розподілилися наступним чином: 47% – генеральному директору, 32% – головному раднику з правових питань, 2% – обом вищезазначеним особам, 9% – фінансовому директору.

Таке положення є цілком природним, адже американське законодавство допускає поєднання двох управлінських функцій, і у великих публічних компаніях США генеральний директор зазвичай займає пост голови ради директорів. Аналітики вважають, однак, що більш ефективним є встановлення підзвітності корпоративного секретаря не кому-небудь із топ-менеджерів, а раді директорів: це дозволить мінімізувати ризики, які можуть виникнути у зв’язку з конфліктом інтересів, переслідуваних акціонерами та менеджерами вищої ланки.

У компаніях ряду країн обов’язки корпоративного секретаря часто виконуються особою, яка має одночасно інші функції. Так, у США і Канаді на цій посаді нерідко працює юрист, який є також головним радником із правових питань. Немає сумнівів, що юридичні знання і досвід є допоміжними для корпоративного секретаря, зобов’язаного консультувати менеджерів і директорів з різних (у тому числі правових) питань корпоративного управління. Таке сумісництво посад може призвести до конфлікту інтересів, оскільки радник-секретар потрапляє в доволі пікантну ситуацію. Як радник, дотримуючись кодексу етики юриста, він не має права оприлюднювати інформацію, отриману від компанії-клієнта (attorney-client privilege). У той же час, як корпоративний секретар, який стоїть на сторожі інтересів акціонерів, він зобов’язаний сповіщати їх (а також раду директорів) про виявлені порушення, про незаконність чи сумнівність тих чи інших корпоративних дій тощо. Таким чином, питання про ступінь довіри до такого радника-секретаря з боку акціонерів залишається відкритим.

У Канаді, де велика частина компаній контролюється відомими і багатими родинами, ситуація ускладнюється. Радник, покликаний охороняти інтереси родинного клану, одночасно має відстоювати права інших власників акцій. При такому поєднанні повноважень як сам радник-секретар, так і міноритарні акціонери виявляються недостатньо захищеними від диктатури головних власників.

У Великобританії секретар компанії є самостійною і самодостатньою постаттю головним чином у великих фірмах. У більшості інших компаній практикується поєднання посад: корпоративним секретарем стає фінансовий директор або головний бухгалтер. Така ситуація теж є потенційним джерелом конфлікту інтересів. Секретар компанії, який стоїть на варті законних прав акціонерів і стежить за відповідністю внутрішньокорпоративних процедур нормам законодавства і кодексу корпоративного управління, не повинен займати подібні посади, адже інтереси менеджерів і акціонерів не завжди співпадають. Окрім того, наявність у корпоративного секретаря інших функцій не дозволяє йому присвячувати потрібний час виконанню своїх прямих обов’язків.

Обов’язки корпоративного секретаря

Міжнародна практика свідчить, що специфіка виконуваних корпоративним секретарем обов’язків визначається особливостями конкретної компанії (її розмірами, галузевою та регіональною структурами бізнесу, що розвивається нею тощо) і тієї юрисдикції, в рамках якої вона функціонує.

Найбільш важливими і загальними для всіх акціонерних товариств функції секретаря компаніі:
­ підготовка та забезпечення проведення засідань ради директорів і комітетів ради директорів;
­ підготовка та забезпечення проведення загальних зборів акціонерів;
­ ведення корпоративних протоколів, забезпечення їх збереження і доступу до них у випадках, передбачених законом і внутрішніми положеннями компанії;
­ надання професійної допомоги та консультацій членам ради директорів, менеджерам і акціонерам;
­ взаємодія з регулюючими органами, аудиторами, кредиторами та іншими зацікавленими сторонами;
­ забезпечення дотримання компанією відповідного законодавства.

Роль корпоративного секретаря у підтримці ефективного функціонування ради директорів (РД) досить значна. Секретар відповідає за повідомлення директорів про майбутні засідання РД та її комітетів, допомагає сформулювати порядок денний і стежить за тим, щоб він був логічно вибудуваним і не перевантаженим; відвідує саме засідання і веде протокол. Він також виступає гарантом своєчасного надання всім членам РД систематизованої інформації в необхідному обсязі.

При консультуванні з правових питань секретар повинен привертати увагу членів РД до виникаючих в акціонерному товаристві проблем і пов’язаних з ними ризиків. Отже, він зобов’язаний знати і про всі внутрішньокорпоративні події, і про зміни в законодавстві, які здатні вплинути на діяльність компанії. Саме секретар стежить за тим, щоб усі складені в РД документи відповідали вимогам закону.

Виконуючи адміністративні функції, секретар допомагає новим директорам розібратися в особливостях бізнесу корпорації та процедур діяльності РД, а також виявляє необхідність проведення навчальних тренінгів – як індивідуальних, так і групових. Він також бере участь у відборі кандидатів у члени РД і дає рекомендації з питань створення системи винагороди директорів. Корпоративний секретар має право вносити пропозиції про формування комітетів РД, їх склад та принципи функціонування. Права, обов’язки і розмір винагороди секретаря компанії закріплюються в контракті.

Вимоги до корпоративного секретаря

Вимоги, що пред’являються до кандидата на пост корпоративного секретаря, можна умовно розподілити на кілька категорій: освіта, досвід, членство в професійних організаціях та навички ефективного спілкування.

У документах Американського товариства корпоративних секретарів зазначено, що останній повинен володіти базовими знаннями у сферах корпоративного права та фондового ринку, бути обізнаним у специфіці своєї компанії, вміти аналізувати стан справ в акціонерному товаристві та ситуацію на ринку, складати сценарії можливого розвитку подій з метою своєчасного інформування менеджерів про наслідки тих чи інших корпоративних дій.

В Австралії вважається достатнім, щоб корпоративний секретар мав ступінь бакалавра в галузі права, економіки, бухгалтерського обліку чи бізнесу, а його досвід роботи був не менше п’яти років. На Філіппінах формальних вимог до освіти немає, однак на практиці більшість корпоративних секретарів є юристами, бухгалтерами або випускниками бізнес-шкіл.

У деяких країнах, наприклад, в Індії та Сінгапурі, для того, щоб зайняти розглянуту посаду, потрібно вступити до професійного співтовариства корпоративних секретарів/секретарів компанії, скласти необхідні іспити і отримати ліцензію. Відповідно до розділу 286 британського «Закону про компанії», корпоративний секретар публічної компанії повинен бути членом одного з професійних об’єднань – Інституту дипломованих бухгалтерів, Інституту дипломованих секретарів та адміністраторів або деяких інших. Ця вимога певною мірою гарантує потрібний для здобувача професії рівень компетентності. В інших країнах (США, Канада, Австралія) членство в професійних об’єднаннях підвищує шанси кандидата, але не здійснює визначального впливу на прийняття рішення про його працевлаштування.

Американське товариство корпоративних секретарів запропонувало наступний список особистих якостей корпоративного секретаря:
­ відмінні комунікативні навички та здатність гідно представляти компанію в її взаєминах із зовнішнім світом;
­ гнучкість і творчий підхід до своєї справи;
­ почуття гумору і витримка у складних і стресових ситуаціях.

Крім того, це має бути надійна людина з високою самодисципліною, яка не звертає уваги на деталі й володіє дипломатичними навичками.

Рівень вимог, що пред’являються до професійних знань, досвіду і якостей характеру корпоративного секретаря, змінюється, залежно від особливостей компанії – її розміру, галузі бізнесу, складності організаційної та регіональної структур.

Професійні об’єднання корпоративних секретарів

Професійні некомерційні об’єднання корпоративних секретарів/секретарів компанії існують у багатьох країнах. У 1891 році в Лондоні був створений Інститут дипломованих секретарів та адміністраторів (Institute of Chartered Secretaries and Administrators). Сьогодні його підрозділи діють в Австралії, Канаді, Новій Зеландії, ПАР, Гонконгу, Зімбабве, Малайзії та Сінгапурі. У 1946 році було засновано Американське товариство корпоративних секретарів, у 1980 році – Індійський інститут секретарів компанії, в 1995 році – Канадське товариство корпоративних секретарів.

Основні цілі цих об’єднань – сприяння секретарям у набутті знань і навичок, необхідних для ефективного виконання обов’язків; підвищення їх професійного рівня; консультування з різних питань. Для цього професійні організації регулярно випускають інформаційні бюлетені, проводять дослідження, тренінги, семінари та конференції. Деякі з них пропонують майбутнім корпоративним секретарям повноцінне навчання з видачею ліцензій, які дозволяють працювати на даній посаді (у Великобританії, Індії та Сінгапурі).

Корпоративний секретар у британському Кодексі корпоративного управління

Перший британський Кодекс корпоративного управління (Кодекс Кедбюрі), який був опублікований у грудні 1992 року і набув чинності з 1 липня 1993 року в якості доповнення до Правил лістингу Лондонської фондової біржі, складався з 19 положень. Секретареві компанії в ньому було присвячене окреме положення, що описує основні завдання і статус цієї посадової особи: «Всі члени ради директорів повинні мати доступ до консультацій і послуг секретаря компанії, який відповідає перед радою директорів за забезпечення дотримання процедур роботи ради директорів та відповідних нормативно-правових актів. Рішення про звільнення секретаря компанії повинно прийматися радою директорів».

Об’єднаний кодекс включав 48 положень, у яких розкривався зміст 17 принципів ефективного корпоративного управління. Розширення Кодексу, однак, ніяк не відбилося на ступені уваги його авторів до посади секретаря компанії. Формулювання положення про нього залишилося колишнім.

Кодекс корпоративного управління в новій редакції, чинній з 1 листопада 2003 року, складається з 43 принципів (17 головних і 26 допоміжних), 48 положень, трьох додатків і трьох пояснювальних документів (до останніх відносяться Керівництво Тернбулла (Turnbull) зі створення системи внутрішнього контролю, Керівництво Сміта (Smith) з організації діяльності комітетів з аудиту та Вказівки Хіггса (Higgs) щодо забезпечення ефективного корпоративного управління). Значно збільшений обсяг Кодексу (тепер він становить 80 сторінок) дозволив приділити серйозну увагу питанням, пов’язаним із роботою секретаря компанії.

По-перше, положення Кодексу Кедбюрі було доповнене таким формулюванням: «рішення про призначення даної посадової особи, як і рішення про її звільнення, має прийматися радою директорів». По-друге, у Кодексі 2003 року з’явилися два допоміжних принципи, що стосуються секретаря компанії:
­ обов’язки секретаря компанії включають в себе забезпечення ефективного інформаційного обміну як у рамках ради директорів та її комітетів, так і між топ-менеджментом і невиконавчими директорами, а також сприяння у реалізації програм призначення на посаду і професійного росту, призначених для членів ради директорів;
­ секретар компанії відповідає перед головою ради директорів (і перед усією радою директорів) за надання інформації та консультацій з усіх питань корпоративного управління.

По-третє, різні аспекти діяльності секретаря компанії детально описані у Вказівках Хіггса – документі, який пояснює принципи і положення Кодексу 2003 року і узагальнює рекомендації щодо забезпечення ефективної практики корпоративного управління. Ролі секретаря компанії, його статусу й функціям присвячені чотири з восьми матеріалів, що увійшли до Вказівок Хіггса.

1. У Керівництві для голови ради директорів підтверджується обов’язок секретаря компанії сприяти голові ради директорів в організації спеціальних програм для членів РД (щодо призначення на посаду і професійного росту).

2. У Короткому описі основних функцій комітету з винагород надається мінімальний перелік осіб, розмір винагороди яких може бути визначений тільки цим комітетом: голова ради директорів, виконавчі директори, секретар компанії. При цьому підкреслюється, що включення до списку секретаря компанії необхідне для забезпечення незалежності даної посадової особи.

3. У Типовому повідомленні про призначення на посаду невиконавчого директора вказується на те, що останній зобов’язаний:
­ повідомлювати голові ради директорів і секретарю компанії про всі випадки можливого виникнення конфлікту інтересів;
­ отримувати попередній дозвіл голови РД або секретаря компанії на будь-які публічні заяви, в яких порушується інформація, здатна вплинути на ціни, що складаються на товарних або фінансових ринках.

4. У Посібнику з оцінки діяльності ради директорів і членів РД наводяться питання, що стосуються відносин голови РД і невиконавчих директорів із секретарем компанії (ці запитання рекомендується включити в анкети, які використовуються в процесі оцінки):
­ чи використовує голова ради директорів допомогу секретаря компанії правильно і з максимальною користю;
­ наскільки ефективною та успішною є взаємодія невиконавчого директора з секретарем компаніі.

В доповіді Хіггса, яка стала основою для включених до Кодексу 2003 року Вказівок, є додаткові рекомендації щодо обов’язків, виконуваних секретарем компанії. На думку Хіггса, цей співробітник є в першу чергу особою, яка забезпечує надання директорам об’єктивної інформації та незалежних консультацій, а тому секретар компанії повинен:
­ допомагати голові РД у визначенні змісту та обсягу інформації, наданої невиконавчим директорам;
­ бути секретарем усіх комітетів ради директорів;
­ сприяти спілкуванню між великими акціонерами і невиконавчими директорами;
­ виключити використання інформації, отриманої в процесі роботи у якості іншої посадової особи (тобто уникнути поєднання функцій, що має місце у багатьох невеликих компаніях).

Отже, про що свідчить передова практика корпоративного управління, що знайшла відображення в еволюції британського Кодексу?

На даний час ця посадова особа вважається головним помічником голови ради директорів у сфері корпоративного управління і особливо в галузі забезпечення продуктивної роботи невиконавчих директорів.

Секретар компанії є унікальним співробітником – питання його призначення/звільнення та визначення розмірів заробітної плати вирішуються на засіданнях ради директорів, а ефективність взаємодії з ним входить до складу критеріїв, за якими оцінюється діяльність голови ради директорів.

© 2003-2010  Українське агентство фінансового розвитку Дизайн та розробка порталу
студія web-дизайну "Золота рибка"